致持牌法团有关保荐人工作的预期标准的通函

2018年3月26日



证券及期货事务监察委员会(证监会)主要于近期进行的一次主题视察1中识别到多项合规缺失,故谨此提醒持牌法团,在进行保荐人工作时须达到本通函所载的预期标准。

有关的检视结果详情载于证监会在今天发出的《关于从事保荐人业务的持牌法团的主题检视报告》内,当中重点讲述在尽职审查手法以及内部系统和监控措施方面有关的缺失,及与《操守准则》2、《企业融资顾问操守准则》3及《上市规则》4(包括应用指引)内相关条文的不合规情况。

此外,截至该报告日期,有44宗上市申请遭发回或拒绝5。在多宗个案中,保荐人工作或上市申请材料未能达到预期标准。值得注意的是,某些个别保荐人曾处理相对较多遭发回或拒绝的上市申请。

保荐人若过往曾经有上市申请遭发回或拒绝或出现严重缺失及不合规情况,预期可能会受到更频繁的视察及监管行动,因为这些因素可能令保荐人履行其责任的能力备受质疑及令人怀疑有潜在的合规风险。该等保荐人日后呈交的上市申请亦可能会受到较严格的监管审查。

此外,证监会注意到,保荐人数目由截至2012年12月31日的75家上升至截至2017年12月31日的107家,而当中有17家保荐人是在2016年1月以后才加入业界。这令我们关注到,部分保荐人(特别是近期加入的保荐人)可能没有足够经验以解决难题。

证监会定必果断地对须为保荐人工作没有达到预期标准一事负责的保荐人及其高级人员采取执法行动。

该报告亦重点指出我们在主题视察期间观察到的某些符合预期标准的作业手法。

I.    尽职审查

(a)  作出合理判断及抱着专业的怀疑态度

解上市申请人      

-  取得销售流程文件,以核实上市申请是否准确地描述上市申请人的业务运作。在这些文件中通常可识别到主要问题,例如由显然无关的第三方代客付款、与客户订立不属正常业务范围的合约安排或货物不是运送给客户。

-  对上市申请人的主要零售或网上客户进行合理的尽职审查。若某些客户在销售方面的比重远较其他客户为大时,这项工作尤其重要;及

-  对上市申请人的主要零售店的营业额进行合理的尽职审查。若某些店铺在销售方面的比重远较其他店铺或同业为大时,这项工作尤其重要。 

尽职审查计划及清单

依赖第三方

-  他们在适当地考虑第三方的资格及胜任能力后,决定依赖某特定的第三方以履行其尽职审查责任的理由;

-  他们是否已将须进行的尽职审查的范围及程度告知第三方;

-  经考虑以下事项后,第三方的工作是否能提供充分的基础,以断定已进行合理尽职审查,以及是否须作进一步尽职审查:

依赖专家

识别及跟进预警迹象

(b) 会见常规

-  保荐人应尽可能在接受会见者的营业处所进行会见,并交叉查阅多于一类可证明接受会见者身分的文件。若没有这样做,保荐人便应确保任何不寻常情况均获得充分解释及解决。保荐人亦应采取合理的其他步骤,以核实接受会见者的真实身分;及

-  若会见是以电话方式进行,保荐人应核实受访者的电话号码及身分。特别是,保荐人不应单单依赖上市申请人所提供的电话号码来核实受访者的身分。例如,他们可拨打受访者所属公司的总机电话号码(取自电话簿等可靠的公共来源),以核实受访者的职位及确认有关人士曾接受访问。

-  拣选接受会见者的准则;

-  若任何获拣选的人士拒绝出席会见,则记录有关理由及如何作出跟进(例如尝试安排另一次会见或进行其他尽职审查);及

-  在会见期间出席的任何人士的姓名及职位(若上市申请人的代表坚持出席会见,这工作尤其重要)。

II.   妥善纪录 

"有关保荐人工作的规则和操守准则规定,他们须备存准确和详尽的记录,足以让他们可应证监会的要求,‘就其工作提供适当的线索’。所指的线索必须包括详细记录尽职审查工作计划的文件,当中须清楚显示保荐人已因应申请的内容及情况,进行合理的尽职审查,藉此考虑应该把焦点放在哪些必须进行的查询工作。此外,保荐人就申请人是否符合上市规则方面作出总结后,必须以文件记录所作的总结,这点十分重要。

因此,如果只拟备大纲,概括地列出尽职审查可完全预测的范畴,并不足够。"

-  上市申请人的主要客户、供应商、银行及债权人,以及其董事及高级管理层;

-  在关乎业务情况下已使用或将使用的重大资产;

-  对业务而言的重大合约;

-  上市申请人或其附属公司所涉及或可能涉及的法律程序及其他重大纠纷;及

-  所有权权益、知识产权权利、牌照安排及其他无形权利的存在、有效性及业务范畴。

III.   资源、系统及监控措施

(a)  企业管治 

(b)  他方面

(c)  系统及监控措施的年度评估                                                                                       

保荐人应考虑本通函及《关于从事保荐人业务的持牌法团的主题检视报告》内的关注范畴,并在有需要时慎重地检视及改善其系统和监控措施,确保他们的操守标准及监控程序均符合相关的监管及法律规定。证监会将继续监察市场及监管发展,并可能会在适当时采取进一步的措施。

如对本通函的内容有任何疑问,请致电2231 1696与陆燕梅女士联络。

证券及期货事务监察委员会
中介机构部
中介机构监察科

SFO/IS/018/2018

1 有关视察主要是检视31家保荐人在2013年10月(即在引入新的保荐人监管制度时)至2017年12月31日期间进行的工作。
2 指《证券及期货事务监察委员会持牌人或注册人操守准则》,具体来说指有关保荐人的第17段。
3 《企业融资顾问操守准则》(Corporate Finance Adviser Code of Conduct)。
4 《香港联合交易所有限公司证券上市规则》(《主板上市规则》)及《香港联合交易所有限公司GEM证券上市规则》(《GEM上市规则》)(统称《上市规则》)。香港联合交易所有限公司在本通函中简称为“联交所”。
5
指根据公开资料遭联交所发回或遭联交所或证监会拒绝的上市申请(不包括与由GEM(前称创业板)转往主板上市有关的申请)。
6 按照《操守准则》第17.3(a)段的规定。
7 按照《操守准则》第17.10(c)(ii)(A)段的规定。
8 按照《操守准则》第17.10(c)(ii)(C)及(D)段的规定,当中述明“就每项上市任务而言,保荐人应在其监控下备存有关以下事项的纪录(包括有关的证明文件及往来书信)……尽职审查程序的性质、时间及范围;及……进行尽职审查的结果,连同保荐人对这些结果的评估”。
9 定义见《操守准则》第17.15(s)段。
10 按照《操守准则》第17.6(g)段的规定,当中述明“某第三方的工作本身并不构成充分证据,证明保荐人已履行其进行合理尽职审查的责任。"
11
按照《操守准则》第17.7(d)段的规定。
12 按照《操守准则》第17.7(b)段注释1的规定。
13 按照《主板上市规则》第21项应用指引或《GEM上市规则》第2项应用指引第13(b)段的规定。
14 为免生疑问,在上市申请中,某实体可能会就尽职审查工作提供协助,以及负责某专家报告,在这情况下,《操守准则》第17.6(g)段注脚5述明,第17.6(g)段对保荐人的指引适用于尽职审查工作,而第17.7段的指引则用于专家的工作。因此,若某专家就尽职审查工作提供协助,其在进行有关尽职审查工作时便成为一个第三方,上述有关保荐人依赖第三方的指引将适用。
15 《操守准则》第17.6(a)、(b)及(c)段。
16 《操守准则》第17.6(f)(iii)段。
17 请参阅日期为2014年1月27日、上诉审裁处2013年第3号的裁定理由第236及241段。
18
定义见《操守准则》第17.15(i)段。
19
定义见《操守准则》第17.15(l)段,“主要人员”指符合《保荐人指引》所订明的条件并获保荐人委任充当主要人员的个人;就上市任务而言,主要人员指由保荐人委任负责监督交易小组的个人。


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最后更新日期 : 2018年3月26日