企业融资顾问操守准则

《企业融资顾问操守准则》第4.3段-职能分隔制度

本《常见问题》由企业融资部拟备,旨在厘清《企业融资顾问操守准则》第4.3段的涵义。

4.3 职能分隔制度

如企业融顾问所属的专业机构或集团公司同时从事其他活动,例如审计、银行业务、证券研究、股票经纪或基金管理等,则该顾问应确保该公司设定效的职能分隔制度Chinese Walls,避免机密或价格敏感的料在业融活动和其他业务活动之间流传。这个制度应包括办公室的间隔安排,从而将不同的业务活动及受聘进行有关业务活动的职员分隔开来。

下列资料并非详尽无遗。本《常见问题》仅供一般参考,并可能会不时更新及予以修订。证监会保留行使法律赋予的所有权力的权利。除本文另有界定外,所有首字母为大写的词汇均具有《企业融资顾问操守准则》所赋予的涵义。

问1: 《企业融资顾问操守准则》第4.3段要求设定“有效的职能分隔制度”(Chinese Walls),避免机密或价格敏感的资料在企业融资活动和其他活动之间流传。假如公司及其职员不会向客户披露有关资料,为何需要设定此制度?

答:

企业融资顾问通常掌握有关其客户的重要资料。有关资料可能属价格敏感资料1 及必然属机密资料2。掌握机密资料亦可引起潜在的“利益冲突”情况3。第4.3段背后的监管政策是,企业融资顾问透过就企业融资或合并收购提供意见而掌握的任何价格敏感/机密资料不应被不当披露或被公司或其职员使用(不论为公司或职员本身的利益或为其他客户的利益)。这牵涉两项较宏观的原则,即公司应以公平及维护其客户最佳利益的态度行事(《证监会持牌人或注册人操守准则》一般原则1),以及应尽量避免利益冲突和确保其客户得到公平的对待(《证监会持牌人或注册人操守准则》一般原则6)。

证监会认为,职能分隔制度可有效防止敏感资料被误用及不当披露。大致而言,企业融资资料一般仅应提供予“需要知悉”有关资料的人士,例如为了让公司能够向有关企业融资客户提供其服务。当资料可在公司及其集团内各处随意取得时,资料被误用或不当披露的风险将会增加,而违反禁止进行内幕交易的规定的风险亦会增加。

问2: 谁应负责确保有关职能分隔制度的规定获得遵从?

答:

企业融资顾问的高级管理层负责确保《企业融资顾问操守准则》第4.3段所载有关职能分隔制度的规定获得遵从。高级管理层应确保设有有效的职能分隔制度,以及仔细考虑应在机构内哪些部门间设定职能分隔制度和应将哪些职员集合起来。

问3: 企业融资顾问何时为这些目的而掌握机密资料或价格敏感资料(“企业融资资料”)?

答:

每名企业融资顾问均有责任判断其何时掌握须受保护的企业融资资料(包括判断该等资料何时已不再具机密或价格敏感性质)。一般而言,证监会预期关于某客户的非公开企业融资资料应对该客户以外的人士保密(就证监会的各项守则、规则及指引而言)。

问4:

《企业融资顾问操守准则》第4.3段规定,“有效的职能分隔制度”应包括办公室的间隔安排,从而将不同的业务活动及受聘进行有关业务活动的职员分隔开来。办公室的间隔安排有多重要?

答:

如公司(或其集团)从事不同业务,办公室的间隔安排对达致保护机密资料的监管目的而言是一项非常有力、实用及有效的措施。透过办公室的间隔安排,只有有限的人士可在有限的办公室范围内接触资料,有助减低意外泄漏及披露企业融资资料的风险。

虽然《企业融资顾问操守准则》指出办公室的间隔安排乃一套有效制度的必要元素,但证监会认为办公室的间隔安排本身并不足以构成一套有效的职能分隔制度。如有任何公司只单纯倚赖办公室的间隔安排来构建其职能分隔制度,证监会将感到忧虑。

证监会同意无须将企业融资职员与私人领域(参阅下文常见问题6所述有关私人领域的涵义)的其他所有职员在办公室内作永久分隔。如进行不同业务活动的职员定期及例行地一起为相同客户提供不同服务,安排企业融资职员与提供私人领域其他服务的职员于同一办公位置工作,也可能是适当的。但是,企业融资职员与不属私人领域的职员在任何时候都必须在已作分隔的办公室工作。

在任何情况下,但特别是如进行不同业务活动的职员获安排于同一办公位置工作,证监会期望每家公司对其为保护企业融资资料而设立的监控措施作出整体评估,以及为建立有效的职能分隔制度设立必要的措施。

问5:

除办公室的间隔安排外,还有哪些措施可以构成“有效的职能分隔制度”的一部分?

答:

最重要的是必须在合理可行的范围内保护有关的企业融资资料,免使其在公司及其集团内部或者在涉及第三方的情况下4,被蓄意或意外地误用或披露。由于不存在一套“切合所有情况”的处理方法,故应由每家公司及其高级管理层决定设立哪些程序和监控措施以达致该目标。公司应审视其资料处理程序和保护企业融资资料的监控措施的整体性,以评估公司在整体上是否具备一套有效的制度。公司亦应考虑是否需要就特定项目、交易或事宜采取额外步骤,以保护有关资料。

在任何时候,公司都应就监控企业融资资料及管理利益冲突设立完善的政策和程序。这些处理企业融资资料及管理利益冲突的制度和监控措施,都应由管理层持续监察及进行定期检讨,以维持它们的稳健性。公司必须监察其程序和监控措施有否获得遵守,并在发现有违规或缺失时采取适当行动。

在厘定切合其本身情况的措施的性质及程度时,公司应考虑:

  1. 公司拟在私人领域集合起来的职员的职能和角色;
  2. 特定交易的特点会否令资料需要在指定小组内持有及对小组外人士保密(是否有需要在职能分隔制度内,为特定交易或团队设立临时分隔设施);及
  3. 某些特定的业务单位之间应否设立永久的办公室间隔安排(公司的企业融资业务与其坐盘交易员之间在任何时候均须设有永久的办公室间隔安排)。

除了办公室的间隔安排外,公司应考虑的因素还包括但不限于以下各项:

  1. 合规文化和态度-公司应考虑如何透过培训、管理层树立良好榜样及对违反政策的职员采取纪律处分行动等,推行及促进重视保护客户资料的合规文化。
  2. 冲突管理-正如《常见问题》1所述,公司应考虑其资料处理监控措施和程序如何能够配合其冲突管理安排,原因是避免/管理潜在冲突情况有助降低资料被误用或披露的风险(而这亦是证监会《操守准则》的其中一项规定)。例如,在建议进行新的交易或吸纳新客户前,公司应尽快,并在任何情况下于就特定授权进行任何游说活动、展开实质磋商或向适当的业务审批委员会作出简介前进行冲突检查。在进行冲突检查时,公司亦可能需要取得有关客户的知情同意。
  3. 资料的处理/储存形式-公司的程序应顾及不同的资料传达及处理方式,即口头(以电话或于会面时)、电子或纸张形式。例如,公司应考虑就纸张文件实施“清理桌面”政策,以及规定涉及讨论企资融资资料的会议以不会被无意中听到的形式在私下举行。公司应考虑就项目和交易使用代号,避免使用或会令其他人能够准确地猜测到交易内容的名称。
  4. 办公室监控-公司应制定办公室监控措施,以避免意外泄漏及披露企业融资资料。例如,访客在任何时候都应有人陪同,而与客户的会面则须在会客室(而非内部会议室)内进行。在有需要时,职员应使用“职能分隔”室,就不应在办公室共用空间讨论的事宜进行内部对话/会议。只有指定交易小组的成员才可以进入这些房间。会议室应安装额外隔音设施。
  5. 资讯科技基础设施-公司应考虑推行哪些资讯科技监控措施,以确保在存取文件和电子邮件方面的资料安全性。例如,公司应考虑引入一套打印系统,令雇员只可以在打印机的监控装置上刷过个人的进出卡后才能够将由其电脑发送的资料列印出来。公司亦应就每项交易为个别的交易小组设置单独的电脑硬盘分区,并设置存取限制及设定密码保护存档系统。载有机密资料的电子邮件均须加密。
  6. 支援部门-公司应确保所有职员(包括隶属支援部门的职员)均受到公司的资料处理程序和监控措施规限。倘若公司依靠在其企业融资业务与其他业务之间设置办公室的间隔安排来保护资料,该公司便需要考虑应否及如何在有关的支援部门内实施这些间隔安排。
  7. 内幕人士名单及“职能分隔制度以外”的职员-公司应编制一份载列为该公司工作,并且可以定期或偶尔取得与企业融资资料直接或间接有关的内幕资料的人士名单。公司应备存及定期检讨其内幕人士名单。证监会明白部分并非从事公司企业融资业务的高级管理层职员,以及负责确保监管合规的职员将有机会取得有关企业融资的资料。公司应实施适当的监控措施,以确保该等职员遵守该公司及他们本身在处理资料方面的责任。
  8. 培训-公司必须确保其职员均已就相关的监管和法律规定,以及该公司为遵守该等规定而实施的程序和监控措施接受过培训。证监会期望该等职员会不时再度接受复修培训。

问6:

什么是“私人领域”?所有在职能分隔制度内的“私人领域”的职员,是否都可以知悉企业财务顾问正在进行的所有交易的资料?

答:

持牌公司内的私人领域通常是指可以取得非公开的公司内幕消息的群组。这些群组直接与客户进行交易,故此能够取得内幕消息。

证监会认为,企业融资资料一般仅应提供予“需要知悉”的人士,例如为了让公司能够向有关企业融资客户提供其服务。 因此,这可能意味着企业融资资料不应提供予职能分隔制度内的“私人领域”的所有职员。

问7:

“绕过职能分隔制度”的行为是否容许?

答:

证监会接纳,企业融资资料有时可能会由公司的企业融资业务单位内的人士合法地披露予职能分隔制度内不属私人领域的职员甚或至其他客户(例如,于在进行配售的“市场反应测试”时作出披露)-这行为普遍被称为“绕过职能分隔制度”或令他人“跨越职能分隔制度”。尽管如此,该等披露必须受到适当监控,而如果有关员工或客户曾以明示或暗示方式表示拒绝跨越职能分隔制度,则不得作出该等披露。具体来说,该等披露必须在“需要知悉”的基础上作出(例如因为需要资料接收人就一项交易提供意见),而接收人必须受保密责任规限,以致其不能为本身或他人的利益使用或披露有关资料,直至有关资料被公开或不再属于股价敏感资料为止。公司应就该等绕过职能分隔制度的事宜保存妥善纪录。

问8:

本《常见问题》是否与《证券及期货条例》(第571章)下内幕交易的“职能分隔制度抗辩理由”(参阅第271(2)及292(2)条)有关?

答:

本《常见问题》并非旨在说明公司必须采取哪些行动以符合内幕交易的“职能分隔制度抗辩理由”条文,虽然两者之间显然存在重叠范围。在有需要时,公司应就该等抗辩理由寻求自身的法律意见。

问9:

本指引是否与其他业务范畴有关?

答:

本《常见问题》所针对的是企业融资顾问以及他们根据《企业融资顾问操守准则》第4.3段的责任。然而,这并不是唯一会产生客户机密资料或价格敏感资料的业务。因此,所有公司及职员都应注意证监会对于保障客户机密及机密资料不被误用非常重视。

1 使用或披露该等资料可能违反禁止进行内幕交易的规定(不论是在香港或海外)-参阅例如《证券及期货条例》(第571章)第270及291条。

2 机密资料须受保护(即在获客户同意或法例容许或规定的情况下才可予以使用或披露)。参阅例如第307D(2)(b)条及《企业融资顾问操守准则》第6.2段。公司亦可能在法例下对客户负有一般保密责任。

3 大致上,在目前的情况下,与监管规定有关的“利益冲突”见于两大类情况:(i) 某公司对客户甲负有的保密责任与对客户乙负有的以维护其最佳利益的态度行事的责任有所冲突,原因是在后述的责任下,该公司须为客户乙的利益而使用客户甲的机密资料,及(ii) 在该公司对某客户负有的保密责任与其本身的利益之间出现冲突,例如为其本身的利益而使用该客户的资料。企业融资顾问必须尽量避免利益冲突、客户利益至上和确保客户得到公平的对待(参阅《企业融资顾问操守准则》第4及4.1段,以及《证监会持牌人或注册人操守准则》一般原则6及第10.1段)。

4 请参阅证监会《内幕消息披露指引》第67段,据此当上市法团运用了一项安全港条文,资料被提供予需要该消息以就该上市法团履行其职责及职能的外间人士,而该人对该上市法团负有保密责任,则不会违反保密规定。该消息应在仅限于作指定用途的基础上提供,而接收人应确认因此而须承担的责任。可接收该消息的人包括以下各类人士-

  1. 该法团的顾问及牵涉于有关事宜的其他人的顾问;
  2. 该法团正与其商议或有意与其商议关乎任何商业、财务或投资交易的人(包括该法团的证券的准包销商或承配人);
  3. 该法团的贷款人;
  4. 该法团的主要股东;及
  5. 任何政府部门、法定或监管团体或机构(如证监会、联交所)。

最后更新日期: 2013年4月12日

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