证监会

营业及存放纪录的处所

问1:

若持牌法团将其部份后勤办公室职能(例如数据处理职能)外判予第三方服务供应商,该持牌法团是否需要根据《证券及期货条例》第130条,就该服务供应商用作存放有关纪录及文件的处所,申请批准?若持牌法团的部份纪录或文件被该服务供应商存放于香港以外地方,应该怎样处理?

答:

证监会理解到,将后勤办公室职能外判予第三方服务供应商,可能会出现持牌法团的纪录或文件由服务供应商来存放的情况。

若持牌法团将其纪录或文件只存放于第三方服务供应商,便须根据《证券及期货条例》第130条就该服务供应商的处所取得批准。若持牌法团将有关文件的原本存放于其已获批准的处所,而将有关的图象纪录或数据传送予服务供应商处理(经处理的数据亦由该持牌法团保存);或相同的电子纪录或文件同时存放于该服务供应商的处所及该持牌法团的获批准处所,则无需就该服务供应商的处所取得批准。

不论服务供应商用作存放纪录或文件的处所是位于香港或其他地方,以上规定同样适用。有关将纪录及文件存放于香港以外地方的处所的情况,请参阅问3。

证监会提醒持牌法团,它们须时刻将所有规定的纪录或文件存放于已根据《证券及期货条例》第130条获得证监会批准的处所的责任,无论如何都不会因为这些外判安排而有所改变。

证监会亦提醒持牌法团,它们有责任就有关的外判安排通知证监会,以遵守《证券及期货(发牌及注册)(资料)规则》的有关规定。

问2:

持牌法团若设立新分行,是否需要根据《证券及期货条例》第130条,就每家分行的处所申请批准?

答:

如每家香港的分行办事处的处所均存放纪录或文件,或可从该等处所取览纪录或文件,你需要就每家分行办事处的处所寻求批准,即使有关持牌法团会将所有纪录由分行转交总行存放亦然,因为在某些期间内,部份纪录有可能只是存放于分行而非总行内。

问3:

根据《证券及期货条例》第130条,持牌法团的某些纪录或文件必须存放在证监会批准的处所内。证监会会否根据《证券及期货条例》第130条批准将香港以外地方的处所用作上述用途?

答:

证监会的惯常做法,是不会根据《证券及期货条例》第130条批准将香港以外地方的处所用作存放纪录或文件。

证监会仅批准将位于香港的处所用作存放纪录或文件的用途,因为《证券及期货条例》第130条须与证监会在《证券及期货条例》第VI及VIII部之下的相关权力、及持牌法团在存放他们的纪录方面的相关责任一并理解。举例而言,根据《证券及期货条例》第VIII部,证监会有权进入处所查阅中介人的纪录,但如果处所是位于香港以外,证监会将不能行使该权力。再举另一个例子,在《证券及期货(备存纪录)规则》中订明,中介人需要存放的纪录,及该些纪录的存放必须可令审计得以便利地和妥善地进行。

证监会认为,假如香港以外地方的处所根据《证券及期货条例》第130条得以批准用作存放纪录或文件,则证监会上述形式的权力和责任将会被削弱。因此,证监会坚持在《证券及期货条例》规定下所有必须由持牌法团备存的纪录和文件,均须存放在获批准的香港处所内。

然而,在持牌法团拟将监管纪录只存放于电子数据储存供应商的情况下,该电子数据储存供应商用作存放持牌法团监管纪录的数据中心,无论是位于香港或其他地方,都必须根据《证券及期货条例》第130条获得证监会批准。有关详情,请参阅日期为2019年10月31日有关外间电子数据储存的使用的通函

问4:

证监会是否容许持牌法团在商务中心或与他人共用的办公室内经营业务,或者频密地更改办公室地点?

答:

《证券及期货条例》及其相关规则并无订明持牌法团必须在哪种类型的办公室内经营业务。然而,有关法团选择的营业处所必须适合其根据《证券及期货条例》获发牌进行的业务活动。

持牌法团须时刻确保其有适当的办公室安排。这属于持续责任,不遵守这项责任的人将引起证监会的关注,并可能导致证监会采取监管行动。

一般而言,证监会预期持牌法团在固定的处所经营业务,并不鼓励频密地更改办公室地点。

原则上,持牌法团应使其本身信纳其占用的营业处所是适当地安全的,且机密或非公开资料(例如股价敏感资料)及客户私隐将得到充份保障,以致有关资料不会在未经授权的情况下遭取用或泄漏。

证监会不会将商务中心或与他人共用的办公室与其他类型的营业设施加以区分。然而,如出现以下因素,将意味着该处所很可能并不适合:—

  • 该处所没有一个安全、获适当地分隔、可以锁上、供该法团本身专用,以及可以安全地保管其业务纪录(特别是涉及客户的纪录)的办公室范围;
  • 主要办公室设备及电讯系统安装之处并非位于保密及只有法团职员及获授权人员才能进入的封闭范围内;
  • 没有或没有采取足够的措施防止客户因有其他商业机构存在于同一处所而感到混淆;
  • 基于该法团的业务性质,其职员必须经常与客户在该法团的处所进行面对面的接洽或会晤,而且期间很可能会交换客户资料及指示,而该法团在上述会晤时要确保能将资料保密的话,会有实际困难;或
  • 该法团并未确保有关人员凡进行正式的规管探访(包括调查及视察)时必可进入其办公室处所。

虽然证监会视上述因素为考虑持牌法团所占用的营业处所的适当性或其他方面的主要关注事项,但以上并非已将所有因素巨细无遗地列出来,因为在某些情形下可能存在若干情况,导致出现特定的设置需要或规定。

持牌法团有持续责任预先考虑该等事宜,并确保其营业处所时刻适宜被用作有关用途。

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