证监会

营业及存放记录的处所

问1:

若持牌法团将管理职能,(例如数据处理)外判予服务供应商,该持牌法团是否需要根据《证券及期货条例》第130条,就该服务供应商存放有关记录及文件的处所申请给予批准?

答:

若持牌法团已将有关文件的原本存放于已获批准的处所,而只是将有关的图象记录交予服务供应商处理,而经处理的数据亦由该持牌法团保存,则该持牌法团毋须就有关服务供应商存放有关记录或文件的处所,向证监会申请给予批准。

然而,该持牌法团需要就有关的外判安排通知证监会,以遵守《证券及期货(发牌及注册)(资料)规则》的有关规定。

问2:

持牌法团若设立新分行,是否需要根据《证券及期货条例》第130条,就每家分行的处所申请给予核准?

答:

你需要就每家分行办事处的处所寻求给予批准,即使有关持牌法团会将所有记录由分行转交总行存放亦然,因为在某些期间内,部分记录有可能只是存放于分行而非总行内。

问3:

根据《证券及期货条例》第130条,中介人的某些纪录或文件必须存放在证监会批准的处所内。证监会会否根据《证券及期货条例》第130条批准将海外处所用作上述用途?

答:

证监会的惯常做法,是不会批准海外处所,作为《证券及期货条例》第130条的纪录或文件存放处所。

证监会仅批准将位于香港的处所用作存放纪录或文件的用途,因为《证券及期货条例》第130条须与证监会在《证券及期货条例》第VI及VIII部之下的相关权力、及中介人在存放他们的纪录方面的相关责任一并理解。举例而言,根据《证券及期货条例》第VIII部,证监会有权进入处所查阅中介人的纪录,但如果处所是位于香港以外,证监会将不能行使该权力。再举另一个例子,在《证券及期货(备存纪录)规则》中订明,中介人需要存放的纪录,及该些纪录的存放必须可令审计得以便利地和妥善地进行。

证监会认为,假如海外处所根据《证券及期货条例》第130条得以批准用作存放纪录或文件,则证监会上述形式的权力和责任将会被削弱。因此,证监会坚持在《证券及期货条例》规定下所有必须由中介人备存的纪录和文件,均须存放在获批准的香港处所内。

问4:

我的商号正考虑将部份后勤办公室职能外判给第三方。假如我的商号的部份纪录或文件被服务供应商存放在香港以外,我的商号是否需要取得证监会根据《证券及期货条例》第130条的批准,将海外处所用作存放纪录或文件?

答:

证监会理解到,中介人在某些情况下会采取涉及海外第三方的外判做法,而该等做法可能会涉及将相同的纪录或文件同时存放在该第三方的海外处所及按《证券及期货条例》第130条获证监会批准的中介人的香港处所。然而,证监会不会将第130条诠释为要求该等海外处所必须根据第130条获得批准。

证监会提醒中介人,该等外判做法并不会以任何方式改变中介人须在证监会根据《证券及期货条例》第130条批准的香港处所时刻存放所有要求的纪录或文件的责任。

假如中介人订立上述类型的外判安排,便须确保所有由海外第三方备存的相关纪录或文件,亦同时由该中介人以合适的方式(包括电子形式)存放在证监会根据《证券及期货条例》第130条批准的香港处所。

问5:

本商号希望在香港成为资产经理,现正就此申请牌照。我听说证监会并不容许持牌商号在商务中心或与他人共用的办公室内经营业务,或者经常从一个办公室搬至另一个办公室。这是真的吗?

答:

《证券及期货条例》及其相关规则并无订明持牌法团必须在哪种类型的办公室内经营业务。然而,有关商号选择的营业处所必须适合其根据《证券及期货条例》获发牌进行的业务活动。

持牌法团须时刻确保其有适当的办公室安排。这属于持续责任,不遵守这项责任的人将引起证监会的关注,并可能导致证监会采取监管行动。

根据一般原则,证监会并不会将商务中心或与他人共用的办公室与其他类型的营业设施加以区分。然而,某些商务中心或与他人共用办公室的安排是被证监会视为不适当的,特别是没有独立及安全保密的空间的地方。

证监会并不赞成商号经常从一个临时办公室搬至另一个临时办公室,并鼓励持牌法团在固定的处所经营业务。

根据一般原则,持牌法团应使其本身信纳其占用的营业处所是适当地安全的,且机密/非公开资料(例如股价敏感资料)及客户私隐将得到充份保障,以致有关资料不会在未经授权的情况下遭取用或泄漏。

在考虑持牌法团于个别处所的办公室地点是否合宜时,以下因素将意味着该处所很可能不适合作办公室之用:-

  • 该处所没有一个安全、获适当地分隔、可以锁上、供该商号本身专用,以及可以安全地保管其业务纪录(特别是涉及客户的纪录)的办公室范围;
  • 主要办公室设备及电讯系统安装之处并非位于保密及只有商号职员及获授权人员才能进入的封闭范围内;
  • 没有或没有采取足够的措施防止客户因有其他商业机构存在于同一处所而感到混淆;
  • 基于该商号的业务性质,其职员必须经常与客户在该商号的处所进行面对面的接洽/会晤,而且期间很可能会交换客户资料及指示,而该商号在上述会晤时要确保能将资料保密的话,会有实际困难;
  • 该商号并未确保有关人员凡进行正式的规管探访(包括调查及视察)时必可进入其办公室处所。

虽然证监会视上述因素为考虑持牌法团所占用的营业处所的适当性或其他方面的主要关注事项,但以上因素并非已巨细无遗地列出来,因为在某些情形下可能存在若干情况,导致出现特定的设置需要或规定。持牌法团有持续责任预先考虑该等事宜,并确保其营业处所时刻适宜被用作有关用途。

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