证监会

备存纪录规则

A. 总论

问1:

海外客户的纪录是否属于该规则的管辖范围之内?

答:

是,该规则并无区分本地客户与海外客户的纪录。

问2:

假如中介人已替其有联系实体备存根据该规则的规定须维持的纪录,该有联系实体是否仍须另外保存一套纪录?

答:

为了避免出现重叠,有联系实体无须就此另外保存纪录。话虽如此,该有联系实体仍须负责确保该规则的规定获得遵守。

问3:

除了为遵守该规则之外,不再需要的文件是否仍需保留?
此举可能会抵触《个人资料(私隐)条例》,因为该条例禁止资料使用者于无需要的情况下仍备存个人资料。 

答:

《个人资料(私隐)条例》第26条规定,凡资料使用者因某种原因而持有他人的个人资料,但当该等资料已属无需要时,该资料使用者便须删除该等资料,除非该删除是法律所禁止。由于该规则规定载有个人资料的纪录须备存一段指明期间,因此该规则属于禁止在该指明期间内删除有关资料的法例。

B. 纪录的定义

问4:

该规则规定中介人及有联系实体须就客户所给予的任何授权╱指示备存纪录。

然而,部分这些由客户给予的授权(例如代存邮件的每年确认),可能是透过电话作出的。既然“纪录”的定义内不包括电话谈话录音,中介人及有联系实体又如何遵守该规则?

答:

虽然该规则或《操守准则》没有订明应如何及以何种形式取得代存邮件安排的周年确认,但我们通常会建议取得客户的书面确认,或采取“当作续期程序”,以加强内部监控及提供更佳的审计线索。当发生争议时,此举对于保障商号及客户的权益来说是十分重要的。因为如果客户代存邮件的安排没有获得适当的授权及在妥善的监控下进行,便可能会使商号及其客户无法察觉客户帐户内的任何失当行为。

问5:

与交易无关的文件,例如开支付款凭单及银行结单,是否属于“纪录”一词的定义范围之内?

答:

是。只要该文件是需要用来解释中介人的业务运作及财务状况的,便不应将它们分为与交易有关或无关的。

C. 备存纪录的规定

问6:

客户与就第4类受规管活动(就证券提供意见)及第6类受规管活动(就机构融资提供意见)获发牌的中介人所签署的授权协议,是否属于一般纪录备存规定所涵盖的纪录?

答:

除其他事项外,该规则第3条规定中介人须备存纪录,而该等纪录须足以解释其由任何受规管活动构成的业务的运作。该规则附表第2条亦规定须就中介人与客户订立的所有合约(包括与客户的书面协议)备存纪录。一般来说,我们认为与客户签署的授权协议属于上述条文的涵盖范围之内。

问7:

根据该规则,获发牌或获注册进行第1类受规管活动的中介人是否需要备存由它订立的包销协议?

答:

是。这些纪录需根据该规则第5条备存,以显示中介人所订立的所有包销交易及分包销交易的详情。

问8:

由注册机构所提供的正常财务通融,是否属于该规则第7条中所述的适用于提供证券保证金融资以外的财务通融的中介人的特定纪录备存规定所涵盖的范围?

答:

不是。根据《证券及期货条例》第151(8)条,除了就其受规管活动所提供的财务通融,其它由注册机构所提供的任何财务通融均不属于该规则的管辖范围。

D. 备存纪录的格式

问9:

备存纪录的格式是否有任何规定?纪录可否以电子形式备存?

答:

根据一般原则,只要以电子形式备存的纪录可以轻易地转换成为书面形式,以电子形式备存纪录是可以接受的。我们亦要求中介人设有所有必须的程序,以防止这些纪录遭受到损毁、揑改、干扰及销毁。

E. 纪录保存期

问10:

假如客户已去世或已取消其帐户,则有关的客户协议的规定纪录备存期是多久?

答:

由于客户协议是中介人须根据该附表第2条备存的纪录的一部分,因此根据该规则第10条,该协议应备存至少7年。关于那些帐户持有人已去世或帐户已被取消的户口文件,7年的保留期是由紧接于户口结束前当日起计算。

问11:

交易指令册及交易指令纪录是否只需备存2年?

答:

根据该规则第10(b)条,显示中介人所收到或作出的所有命令及指示的纪录(例如所谓的盘纸、买卖飞仔或交易指令册)都必须保留不少于2年。

问12:

假如客户的交易命令╱指示是透过传真或电邮收取的,则有关的电邮或传真的正本是否需要备存2年?

答:

是,因为它们是该规则附表第1(d)条所指需备存的纪录的一部分。

F. 就不遵守规则作出报告

问13:

中介人是否需要在每次发生不遵守规则的情况(包括轻微的情况)时都向证监会作出报告?

答:

是,为了保障投资者的利益,中介人必须就所有不遵守规则的情况通知监管者,不论不遵守规则的原因是什么或其是否严重。违例事件的严重程度需根据有关情况而进行评估。如发生任何违规情况,中介人便应立即通知证监会,以便本会可以评估事件的影响。

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