营业及存放纪录的处所
问1 :
若平台营运者将其部份后勤办公室职能（例如数据处理）外判予第三方服务供应商，该平台营运者是否需要根据《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条，就该服务供应商用作存放有关纪录或文件的处所申请批准？若该服务供应商将平台营运者的部份纪录或文件存放于香港以外地方，应该怎样处理？
若平台营运者将《证券及期货条例》或《打击洗钱条例》所规定的纪录或文件（监管纪录）只存放于第三方服务供应商，便须根据《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条就该服务供应商的处所取得批准。若平台营运者将有关文件的正本存放于其已获批准的处所，而将有关的图像纪录或数据传送予服务供应商处理（经处理的数据亦由该平台营运者保存）；或相同的电子纪录或文件同时存放于该服务供应商的处所及该平台营运者的获批准处所，则无需就该服务供应商的处所取得批准。
不论服务供应商用作存放纪录或文件的处所是位于香港或其他地方，以上规定同样适用。如在香港以外的处所存放纪录及文件，请参阅问题3。
平台营运者应注意，它们须时刻将所有监管纪录存放于已根据《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条获得证监会批准的处所的责任，无论如何都不会因为这些外判安排而有所改变。
平台营运者亦应注意，它们有责任就有关的外判安排通知证监会，以遵守《证券及期货（发牌及注册）（资料）规则》及／或《虚拟资产交易平台指引》的有关规定。
问2 : 平台营运者若设立新分行，是否需要根据《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条，就各分行的处所申请批准？
问3 : 平台营运者的某些纪录或文件必须存放于根据《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条获证监会批准的处所内。证监会会否根据《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条批准香港以外的处所用作上述用途？
证监会一般只会批准位于香港的处所用作存放纪录或文件用途，因为《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条须与证监会在《证券及期货条例》第VI及VIII部及／或《打击洗钱条例》第3部、《虚拟资产交易平台指引》之下的相关权力，及平台营运者在存放它们的纪录方面的相关责任一并理解。举例而言，根据《证券及期货条例》第VIII部及／或《打击洗钱条例》第3部，证监会有权进入处所查阅平台营运者的纪录，但如果该处所位于香港以外，证监会将不能行使该权力。此外，《证券及期货（备存纪录）规则》及《虚拟资产交易平台指引》订明平台营运者必须存放的纪录，及该等纪录存放的方式必须可令审计得以便利地和妥善地进行。
证监会认为，假如香港以外的处所根据《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条获证监会批准用作存放纪录或文件，上述的权力和责任将会被削弱。因此，除非是存放在电子数据储存供应商或平台营运者的联属公司的电子形式监管纪录，否则证监会坚持所有监管纪录均须存放在获批准的香港处所内。
若平台营运者只将电子监管纪录存放于数据中心，无论该数据中心是否位于香港，都必须根据《证券及期货条例》第130条及／或《打击洗钱条例》第53ZRR条获得证监会批准。此要求适用于平台营运者或其联属公司所委聘的电子数据储存供应商的数据中心，以及联属公司本身的数据中心。证监会可作出有关批准，惟须受根据《证券及期货条例》第403条及／或《虚拟资产交易平台指引》第14.6段施加的任何条件所规限，包括所有实物纪录或文件均须存放于获批准的香港处所的条件。
有关详情请参阅有关外间电子数据储存的使用的常见问题 。
若电子数据储存供应商因保安或其他理由而没有披露其数据中心的地址，平台营运者应至少提供数据中心所处的司法管辖区，以取得证监会批准。同样地，若联属公司没有披露其数据中心或其委聘的电子数据储存供应商的数据中心的地址，平台营运者应至少提供该联属公司使用的处所的地址，以取得批准。
问4 : 证监会是否容许平台营运者在商务中心或共享办公室内经营业务，或频密地更换办公室地点？
《证券及期货条例》及其相关规则和《打击洗钱条例》并无订明平台营运者必须在哪种类型的办公室内经营业务。然而，平台营运者选择的营业处所必须适合其根据《证券及期货条例》及／或《打击洗钱条例》获发牌进行的业务活动。
平台营运者须时刻确保其有适当的办公室安排。这是一项持续责任，任何不遵守这项责任的行为将引起证监会的关注，并可能导致证监会采取监管行动。
一般而言，证监会预期平台营运者在固定的处所经营业务，并不鼓励频密地更换办公室地点。
原则上，平台营运者应使其本身信纳其占用的营业处所受到适当保护，且机密或非公开资料（例如价格敏感资料）及客户私隐将得到充分保障，防止未经授权的取览或泄漏。
证监会不会将商务中心或共享办公室与其他类型的营业设施加以区分。然而，如出现以下因素，将意味该处所可能并不适合：
- 该处所没有一个安全且被适当分隔的办公室范围（即该办公室范围可以上锁且被指定供该平台营运者本身专用，以及其业务纪录（尤其是与客户有关的纪录）得以安全地保存）；
- 主要办公室设备及电讯系统安装之处并非位于保密及只有法团职员及获授权人员才能进入的封闭范围内；
- 完全没有采取或没有采取足够的措施防止客户因有其他商业机构存在于同一处所而感到混淆；
- 如该平台营运者的业务性质需要其职员经常与客户在该平台营运者的处所进行面对面的接洽或会面，而且期间可能会交换客户资料及指示，但该平台营运者在确保上述会面的保密性方面存在实际困难；或
- 该平台营运者未能确保有关人员凡进行正式的监管探访（包括调查及视察）时必可进入其办公室处所。
尽管证监会视上述因素为考虑平台营运者所占用的营业处所是否适当或其他方面的主要关注事项，但该等因素不应被视为巨细无遗的清单，因为在某些处境下可能存在若干情况，导致出现特定的调整需要或规定。
平台营运者有持续责任预先考虑该等事宜，并确保其营业处所时刻适宜被用作有关用途。
最后更新日期: 2023年5月31日